Hoe hou je jouw bedrijf gezond, ook tijdens een crisis

Op zondag 14 maart zaten we met het gezin aan de buis gekluisterd om te kijken naar de persconferentie waarin werd aangekondigd dat de scholen en de horeca dicht gingen om verdere verspreiding van het Coronavirus tegen te gaan. Als donderslag bij heldere hemel kwam het niet, ik volgde al weken in de Italiaanse kranten het drama wat zich daar voltrok, ondanks dat iedereen hier positief bleef, wist ik dat het onoverkomelijk was dat we er hier ook mee te maken zouden krijgen.

De sluiting van de Horeca had directe gevolgen voor mijn bedrijfsvoering: Ik heb direct de cursisten van de volgeboekte Opleiding Vastgoedpresentatie die op de 26ste zou starten gemaild om te vertellen dat ik deze helaas, tot in ieder geval 6 april moest uitstellen.

Maandag 15 maart kwamen de e-mails en telefoontjes binnen, vrijwel alle geplande fotoshoots van Guillaume, mijn man, en een groot aantal van mij werden afgezegd. De paniek sloeg bij mij op dat moment echt wel toe: Wat als het langer dan 3 weken zou duren? Hoelang konden we het uitzingen zonder ook maar een opdracht in de agenda? Zouden we over een maand, twee maanden, de vaste lasten nog kunnen betalen?

6 April kwam en ging, zoals verwacht, voorbij met een verlenging van de maatregelen en nog steeds een vrijwel lege agenda. ‘s Ochtends stond manlief met een schop in de tuin. Als er dan toch niks meer te doen was, dan maar rond het huis aan de slag.

Op 11 april, vier weken nadat hij is ingesteld, hebben we de tijdelijke bijstandsregeling voor zelfstandig ondernemers (TOZO) aangevraagd en uitstel van betaling voor de btw. We hadden het in eerste instantie niet nodig maar zonder vooruitzicht, tja, wat doe je?

Profit First, een andere kijk op boekhouden

Controlefreak en geen inkomen, dat is echt een slechte combinatie. Met tijd over ben ik, als we niet in de tuin stonden of in de rij voor het grof vuil, het boek Profit First van Mike Michalowicz gaan gelezen en implementeren, eigenwijs als ik ben, wel op mijn manier.

Om duidelijkheid te krijgen in onze financiële situatie heb ik alle uitgaven, zowel privé als zakelijk, in een spreadsheet gezet. Niet alleen de totaal bedragen maar ook in welke maand wat afgeschreven zou worden. Vervolgens hebben we gekeken wat echt noodzakelijk was en waar we prima op konden besparen. Abonnementen opgezegd, verzekeringen omgezet, kritisch gekeken naar alle terugkerende kosten van plug-ins voor onze websites. Het was geen wereldbedrag maar uiteindelijk toch een besparing van bijna €200 per maand.

Kosten voor levensonderhoud en de om de zaak draaiend houden

Wij weten nu precies wat we iedere maand nodig hebben om van te leven en om de zaak draaiend te houden, tot op de cent nauwkeurig en rekening houdend met grotere bedragen die een keer per jaar betaald moeten worden zoals de huur van ons kantoor, schoolgeld voor de kinderen (tweetalig onderwijs is duur!) en de ziektekostenverzekeringen. De huur en ziektekostenverzekeringen tikken we in januari in een klap af zodat we ons daar niet iedere maand zorgen over hoeven te maken.

Ik heb vervolgens 4 spaarrekeningen aangemaakt op onze zakelijke bankrekening, dat kan kosteloos bij KNAB. Van iedere betaalde factuur stort ik een percentage naar de:

• Btw-rekening – 21%, bij de komende btw-aangifte hoef ik me dus niet meer druk te maken of dat bedrag wel op de rekening staat.
• Investeringsrekening – 10% voor aanschaf van nieuwe computers en camera-apparatuur. Als een van de laptops of camera’s er mee ophoudt dan kunnen we het direct vervangen
• Winstrekening – 3%, dat percentage moet groeien naar minstens 5% in de loop van dit jaar en volgend jaar naar 10%.
• Reserveringsrekening – Iedere keer dat er meer dan €1000 op de lopende rekening staat, gaat alles boven die €1000 hiernaartoe.

Salaris betalen doen we nog niet volgens de Profit First methode, in plaats van één keer in de maand een vast bedrag over te maken naar onze privérekeningen vanuit een Salarisrekening wordt er nu iedere werkdag een bedrag overgemaakt. Dat lijkt omslachtig maar omdat we allebei direct na een fotoshoot een factuur sturen krijgen we versnipperd over de maand steeds kleine bedragen binnen. Om te voorkomen dat een groot bedrag niet automatisch overgeschreven kan worden omdat er misschien net te weinig op de rekening staat om naar naar privé over te boeken, hebben we hiervoor gekozen. Missen we dan een keer een automatische overboeking dan is er geen man over boord. Het is wel de bedoeling om uiteindelijk iedere maand een vast bedrag in één keer over te maken.

Waarom een winstrekening als je jezelf al salaris betaald?

Die winstrekening is echt nieuw voor me, als ondernemer neem je risico’s en ieder groot bedrijf heeft een winstuitkering voor zijn aandeelhouders, dus waarom kleine ondernemers niet? Ieder kwartaal nemen we 50% op en de overige 50% gaat naar een zakelijke spaarrekening bij een andere bank voor ons pensioen of om een paar maanden te kunnen overbruggen. De eerste 50% is echt om iets leuks van te doen. Het eerste kwartaal zal het echt geen wereldbedrag zijn, ik ben vorige maand begonnen met 1% maar eind juni staat er wel voldoende op om lekker van uit eten te gaan! Het is dus de bedoeling dat je de winst maar 1 keer per kwartaal uitkeert zodat je er echt iets speciaals mee kunt doen en het niet opgaat aan de boodschappen.

Hoe zit het met de inkomstenbelasting in mijn plaatje?

Van de btw die je ieder kwartaal overboekt naar de Belastingdienst trek je eerst de voorbelasting af maar omdat er van iedere factuur 21% naar de btw-rekening gaat, groeit dat potje. Gezien de cijfers van de afgelopen 5 jaar hebben we nooit meer inkomstenbelasting betaald dan we aan voorbelasting hebben afgetrokken dus alles wat aan het eind van het kwartaal overblijft gaat naar een aparte spaarrekening bij een andere bank zodat we volgend jaar, zonder te zweten, de inkomstenbelasting over 2020 kunnen betalen.

De beste maand ooit voor interieurfotografie

18 april, we hadden er een pandemie voor nodig maar onze tuin was na 20 jaar en 15 ritten naar de milieustraat -want geen trekhaak- eindelijk helemaal naar mijn zin.

En op het moment dat de tuin klaar was, out-of-the-blue, ging de telefoon weer! Kun je fotograferen in Blaricum? In Enkhuizen? In Oosterhout? Maart was geen vetpot en april was ronduit een belabberde maand, de slechtste in 13 jaar. Mei daarentegen is de beste maand die ik ooit heb gedraaid en Guillaume krijgt mondjesmaat ook weer aanvragen voor portretten nu iedereen weer naar de kapper kan.

Rust in mijn financiele hoofd

Financieel gezien hebben we nog wel een inhaalslag te maken ten opzichte van andere jaren. Manlief heeft immers al ruim 2 maanden geen omzet gehad maar door dat we op een andere manier, veel bewuster, omgaan met ons geld heb ik veel meer rust in mijn hoofd dan voor half maart. Mocht de boel onverhoopt weer op slot gaan tijdens een tweede golf dan gaan wij ons redden!

In juni kan ik weer met de Opleiding Vastgoedpresentatie kan beginnen, de cursisten van maart hebben allemaal een plekje gekozen uit de data die nu gepland staan. En ik ben zo blij dat ik nu uit ervaring kan zeggen dat Vastgoedstyling in combinatie met Interieurfotografie, echt een duurzame bedrijfstak waarbij je ook een Coronacrisis overleeft.

En die TOZO? De gemeente Hoorn zwijgt tot op heden (27 mei) in alle talen maar gelukkig hebben we het niet nodig gehad en de uitgestelde btw staat inmiddels ook al op de rekening van de belastingdienst.

Op deze pagina staan affiliate links. Ik gebruik dergelijke links alleen als ik volledig achter het product en de inhoud ervan sta en het waard is om de informatie met jou te delen. Ik steek behoorlijk wat tijd in mijn blog om te zorgen voor goede en waardevolle content. Door gebruik te maken van de links op deze pagina krijg ik een klein percentage van het aankoop bedrag. Daardoor kan ik doorgaan met schrijven zonder dat het jou wat kost. Wil je dat niet dan kun je de betreffende zaken gewoon online vinden!